-
Подчиняется непосредственно руководителю канцелярии
-
В подчинении: специалист, помощник ГД в московском офисе; 9 функциональных подчиненных в обособленных подразделениях.
- Руководство канцелярией и функциональными работниками по направлениям:
- управление системой документооборота;
- формирование документального фонда;
- обеспечение управления деятельностью;
- обеспечение деятельности генерального директора.
- В области управления системой документооборота должен иметь следующие навыки:
- документационное обеспечение деятельности организации;
- организация работы с конфиденциальными документами и материалами;
- организация учета документов в программных продуктах и в специальных учетных журналах;
- организация экспедиционной обработки документов;
- контроль исполнения организационной распорядительных документов, решений и поручений;
- актуализация номенклатуры дел.
- В области формирования документального фонда должен иметь следующие навыки:
- организация оперативного хранения документов;
- проведение экспертизы ценности документов;
- проведение уничтожения документов.
- В области обеспечения управления деятельностью организации должен иметь навыки:
- организации бизнес-поездок работников;
- приема и переадресации телефонных звонков;
- обеспечения полиграфической и сувенирной продукцией;
- проведения деловых встреч, протокольных мероприятий, совещаний, конференций,
-
заседаний, выставок и иных мероприятий.
- В области обеспечения деятельности генерального директора:
- Организация и ведение деловой переписки генерального директора;
- Доведение до сведения поручений и решений генерального директора, контроль их выполнения;
- Формирование и предоставление документальной информации, необходимой генеральному директору.
- Методологическое сопровождение деятельности канцелярии (мониторинг законодательства, составление регламентов, внедрении форм отчетности и т.д.).
- Оптимизация и автоматизация существующих бизнес-процессов отдела.
-
Высшее профессиональное образование
- Опыт работы на аналогичное должности не менее 3 лет в организациях с численностью более 100 чел.
- Грамотная устная и письменная речь
- Знание ГОСТа по организационно-распорядительной документации и требованиям к оформлению документов
- Навыки делового письма и нормоконтроля документов
- Опыт работы с обособленными подразделениями
- Умение расставлять приоритеты.
- Пятидневная рабочая неделя
- Ненормированный рабочий день (+3 дня дополнительного отпуска): возможны нерегулярные задержки во время подготовки срочных документов и материалов к встречам
- Испытательный срок 3 месяца
- ДМС после испытательного срока.
- Наличие годовой премии по результатам работы за год.
- Возможность обучения в корпоративном университете.